Verstärken Sie das Rückgrat der Geschäftsführung und werden zur zentralen Anlaufstelle für Erfolg!

 

Unser Mandant ist der Betreiber von Verkaufsausstellungen für Fertighäuser. Die Gruppe betreibt an drei Standorten in Deutschland sowie einem in der Schweiz permanente Ausstellungen begehbarer Musterhäuser und gilt mit rund 200 Musterhäusern von etwa 50 Herstellern als Marktführer der Branche in Deutschland.

 

Die Ausstellungen zeigen voll ausgestattete und möblierte, meist in Holz-Systembauweise errichtete Musterhäuser. Darüber hinaus bieten auf dem Gelände der Ausstellungen auch Firmen aus dem Bau- und Baunebengewerbe sowie Finanzdienstleister und Grundstücksvermittler ihre Produkte bzw. Dienstleistungen an. Der Verwaltungssitz in Fellbach bei Stuttgart gilt als Headquarter der Gruppe.

 

Haben Sie Lust die Zukunft des Wohnens gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln? Dann freuen wir uns darauf von Ihnen zu hören. Für den Unternehmensstandort in Fellbach suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit einen

Referent der Geschäftsführung (m/w/d)

Das dürfen Sie erwarten

  • Einen sicheren Arbeitsplatz und ein attraktives Gehalt

  • Eine verantwortungsvolle, sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit

  • Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, die Ihnen viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung lässt

  • Ein familiäres und angenehmes Arbeitsumfeld mit guter Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

  • Einen zentralen und gut erreichbaren Standort mit kostenlosem Parkplatz im Parkhaus

  • Kostenlose warme Getränke sowie Mittagessen- und Fahrtkostenzuschuss

 

Ihre Aufgaben:

Sie arbeiten eng und vertrauensvoll mit der Geschäftsführerin zusammen und entlasten sie in ihrer täglichen und strategischen Arbeit. Sie übernehmen eine zentrale Funktion im Zusammenspiel aller internen und externen Beteiligten und stellen den Informationsfluss sicher. Als Gesicht der Geschäftsführung nach außen und innen sorgen Sie für Verbindlichkeit, Professionalität und Wertschätzung. Konkret bedeutet dies:

 

I. Strategische Assistenz & Unterstützung der Geschäftsführung

  • Organisation und Kommunikation: Verantwortung für den nationalen und internationalen Schriftverkehr sowie die effiziente Koordination der Termine und Reisen der Geschäftsführung
  • Ad-hoc Analysen und Präsentationen: Erstellung von Auswertungen und Analysen sowie Vorbereitung von Präsentationen und Meetings
  • Gesellschafter-Meetings: Vor- und Nachbereitung der Meetings, inklusive der Koordination der Agenda und Bereitstellung relevanter Unterlagen
  • Vor- und Nachbereitung von Terminen der Geschäftsleitung: Zusammenstellen benötigter Unterlagen, Verfassen von Protokollen mit To-Do-Listen für die Mitarbeiter sowie Kontrolle der Abarbeitung

II. Schnittstellenmanagement & operative Steuerung

  • Vertrags- und Prozessmanagement: Bearbeitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Verträgen, Sicherstellung der Einhaltung von Fristen sowie Überwachung und Organisation von Prozessen
  • Schnittstellenmanagement der Fachabteilungen, Aussteller, externer Partner:
    • Steuerung und Koordination aller Standorte im Bereich der Ausstellungshäuser, inklusive der Übernahme und Verantwortung für die standortübergreifenden Arbeiten und der dazugehörigen Kommunikation
    • Aktive Mitwirkung und Mitorganisation bei abteilungsübergreifenden Projekten
    • Betreuung der Aussteller: Als Referent der Geschäftsführung sind Sie gleichzeitig ein dienstleistungsorientierter Ansprechpartner für die Aussteller*innen. Sie verwalten die Kundenbeziehungen und leisten die Kommunikation mit Vertragspartnern
    • Steuerrechtliche Klärungen / Betreuung rechtlicher Fragen mit externen Kanzleien

III. Kommunikation, Repräsentation & Organisation

  • Administrative Exzellenz: Sicherstellung einer effizienten Bearbeitung der Büroorganisation der Geschäftsführerin 
  • Gastmanagement: Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen
  • Aktionsmaßnahmen und Veranstaltungen: Sie kümmern sich um die Planung und Organisation von Aktionsmaßnahmen und Veranstaltungen, auch an Wochenenden – wobei Ihre Erreichbarkeit nur an wenigen Wochenenden pro Jahr erforderlich ist
  • Vertretung im Bereich Kommunikation/PR/Marketing: Annahme von Anfragen während der Urlaubszeiten der Fachabteilung

 

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Verwaltungswissenschaft oder vergleichbar), gerne ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Management Assistance oder Büroorganisation

  • Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im Dienstleistungs-Umfeld

  • Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise

  • Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln

  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

 

Ihre Persönlichkeit:

  • Sie übernehmen Verantwortung mit hoher Eigeninitiative und zeichnen sich durch exzellente Organisations- und Koordinationskompetenz aus

  • Ihre lösungsorientierte, sorgfältige Arbeitsweise sorgt stets für effiziente Ergebnisse

  • Mit Ihrer Kreativität und Kommunikationsstärke sind Sie eine wertvolle Unterstützung im täglichen Geschäftsbetrieb

  • Zu guter Letzt: Zuverlässigkeit und Loyalität sind für Sie keine Floskeln – sondern Haltung.